2018年答辩流程——博士研究生

发布者:系统管理员发布时间:2018-03-09浏览次数:19

中国科学院大学教育业务平台(SEP系统):http://sep.ucas.ac.cn/

请先查看《博士研究生学位申请细则》,确认已完成培养要求。

点击查看导师工作职责
点击查看答辩秘书工作职责
点击查看学生任务

时间总表:                                                                                                     答辩截止时间:5月25日

时间参与人参与工作具体内容
4月2日导师指导学生发表小论文小论文要求(参见《博士研究生学位申请细则》):
       在核心期刊上发表(或被接收发表)二篇以上(含二篇)与学位论文相关的学术论文。其中至少应有一篇发表在国际检索SCI刊物收录的期刊上,另一篇发表在国点击下载《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》际检索EI刊物收录的期刊上。
4月2日导师指导学生撰写学位论文学位论文撰写要求[点击下载《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》]
4月2日所有学生申请材料审核 1、课程学分+必修环节是否达到要求,要求参见《博士研究生学位申请细则》;
 2、科研成果符合微系统所的规定(参见第一条小论文要求);
 3、学位论文撰写符合上一条《中国科学院大学研究生学位论文撰写规范指导意见》;
 4、填写《学位论文撰写格式与研究业绩审查表》[点击下载]
4月2日所有学生学术不端检测 1、将定稿的学位论文(word或pdf均可)以本人姓名命名,和导师签字的《学位论文撰写格式与研究业绩审查表》扫描版,发到yxb@mail.sim.ac.cn,抄送huyao@shanghaitech.edu.cn。邮件主题:本人姓名+博(硕)士+国科大(上科大)
 2、检测通过的论文将进行送审与答辩;检测不达标的学位论文,不得进入送审与答辩程序。
 3、《相似度检测实施办法》点击下载
4月3日
13:00-15:00
学生盲审抽签 1、导师从未有学生获得过博士学位,学生则必须参加盲审;
 2、导师曾指导学生获得过博士学位,则学生本人(或本人手书授权的委托人)到微系统所研究生部进行单独单次抽签,确定是否进行盲审。
4月4日
13:00前
抽中盲审的同学盲审1、参加盲审的同学,将学位论文隐去“作者及其导师姓名,发表文章、专利的名称及作者,致谢等所有可能反映出导师与作者信息”后,将如下材料发yxb@mail.sim.ac.cn:
   a、论文PDF版

  b、《盲审博士生信息简况表》点击下载  

  c、《博士学位论文盲审自评表》点击下载

 3、由微系统所研究生部在教育部的学位平台进行送审(双盲)
4月3日导师提交论文评阅人和答辩秘书名单请填写专家信息表点击下载,发送给答辩秘书和胡老师(huyao@shanghaitech.edu.cn)
4月3日所有学生提交学位论文在SEP系统中,点击【培养指导】-->【论文】-->【答辩申请】-->【撰写申请】-->填写-->【请求指导】
导师审核学位论文在SEP系统中,点击【培养指导】-->【论文指导】-->【答辩申请】-->【填写导师评语】
4月9日研究所审核学位论文在SEP系统中,点击【审核】-->【对申请人的评价】&【审核意见】&【设定答辩秘书】
4月9日答辩秘书聘请论文评阅人在SEP系统中,点击【培养管理】,选择“答辩秘书”角色,点击【论文答辩】-->【聘请评阅人】,受聘单位选择“中国科学院上海微系统与信息技术研究所”,点击【查询】-->【维护】-->【增聘论文评阅人】,勾选“给论文评阅人发送邮件”,在“联系方式”中填写评阅人邮箱。(请确保邮件已发送成功,评阅人才能开始评阅论文)。
与评阅人确认是否可以查看论文,如有问题,提供论文电子版/纸质版给论文评阅人
答辩前导师预答辩确保学生的汇报PPT准备好,表达清晰,条例清楚,时间控制良好
论文评阅专家评阅论文SEP系统会邮件通知评阅人进行论文评阅
答辩秘书确认论文评阅结果1、重复第X项步骤,在“评阅结果”列点击【查看】,对未提交评阅意见的专家再次补发邮件并电话通知。
 a、补发邮件:在SEP系统中,点击【论文答辩】-->【聘请评阅人】-->【维护】-->【补发邮件】
 b、如果评阅意见为“中”,通知答辩人修改论文重新送审
 2、评阅意见收齐后,将结果告知答辩学生及导师。
 3、点击【论文答辩】-->【聘请评阅人】-->【(评阅人)维护】-->【审核论文评阅人】
 4、【论文答辩】-->【聘请评阅人】-->【(评阅情况审核)审核】
答辩秘书聘请答辩专家在SEP系统中,点击【论文答辩】-->【聘请答辩委员】-->【(答辩委员)维护】-->【增聘答辩委员会主席】&【增聘答辩委员会委员】-->审核答辩委员会成员
所有学生答辩准备1、确认如下事宜后,方可组织答辩:
    a、参加盲审的同学,需通过盲审
    b、评阅专家均同意答辩,均分不低于80分
    c、修改意见(如有)要全部在SEP系统中进行对应修改
2、准备汇报PPT
3、答辩论文纸质版(按答辩专家人数准备)
4、填写并草拟好《论文答辩情况和学位授予决议书》决议书模板下载,要求如下:
    a、填写的决议书内容必须与SEP系统的决议书内容一致(“表决结果”不填),格式必须与模板一致;

   b、 自行草拟“答辩委员会决议”撰写大纲下载   

   c、“专业技术职务”只可填写:教授/副教授/研究员。助理教授全部填写为研究员;

    b、将完成后的决议书电子版发送给答辩秘书
答辩秘书1、将如下信息邮件至学院胡老师:答辩人姓名、答辩时间、答辩地点、答辩专家
2、准备答辩当日的材料:
   a.打印表决票[点击下载],填写好学生信息(专业和学位类别必须与SEP系统一致),每位答辩专家1份
   b.电子版《论文答辩情况和学位授予决议书》(由学生提供)
   c.打印答辩日程 & 答辩流程[点击下载],每位答辩专家1份(联合一起答辩的学生把日程整理在一起,让答辩专家一目了然,每位专家准备1份)
   d.签字笔、录音笔(录制答辩提问)、电脑、投影仪、打印机(现场打印修改后的《论文答辩情况和学位授予决议书》)
3、答辩前1日:通过邮件&短信,提醒答辩专家第二日的答辩时间、地点
答辩当日
不得晚于
5月25日
答辩专家答辩答辩,[点击下载答辩流程]
所有学生1、向每位答辩评审提交1份论文
2、论文汇报(PPT)
3、回答提问
导师学生离场后,答辩专家评议前,介绍学生情况
答辩秘书1、答辩问答时:协助答辩学生记录答辩过程(可录音后提供给学生自己撰写“答辩过程记录”)
2、学生和导师离场后,完成:
       a、收集表决票(无记名投票,无需签字)
       b、现场投影《论文答辩情况和学位授予决议书》供专家修改,定稿后现场单面打印,请答辩专家签字(主席签字(三处),委员签字(一处),秘书签字(两处))。
5月30日前答辩秘书
1、将《论文答辩情况和学位授予决议书》在SEP系统中进行维护。
2、汇总答辩材料交给胡老师:
     a.《研究生学位论文答辩表决票》(每位专家1份)
     b. 让学生将《论文答辩情况和学位授予决议书》中“答辩过程记录”补充完整后打印,替换掉之前的签字版中的该页。一式两份(原件一份、复印一份,不用装订用曲别针别好)
学生学位申请登陆SEP系统【学位管理】
1、维护个人信息:
     a.所有信息均从“培养系统”同步过来,请在培养系统中进行更改
     b.个人简历需添加在微系统所读研的信息
     c.请务必上传照片(必修是学位证书上的照片)
     d.未发表已接受的文章务必上传接收函
     e.攻读本学位前户口所在省市,毕业去向为就业的工作单位所在省市。此两项均不能选“其他”,否则系统校验无法通过
2、提交终稿论文:
     a. 学位论文关键词个数应该在3-5个之间,用逗号隔开,其他符号系统无法自动识别。
     b. 学位论文的电子版是“学位管理”系统自动从“培养管理”系统引入学生在论文初审前上传的最后版本。若学生在学位初审后对论文进行了修改,需在“学位管理”系统重新上传最终版,未做改动则无需再次上传。
     在线向中国科学院国家科学图书馆(即中国科学院研究生院图书馆)提交学位论文的电子版全文(须确定为终稿、学位论文电子版应与印刷本保持一致)。学位论文电子版格式为PDF格式,不得提交压缩格式版本,论文各章节必须合并在一个文档中予以提交。
提交材料给胡老师电子材料:

1、《申请(博、硕)士授予学位人员情况表》[点击下载]

按照表里的范例填写、不准更改格式字体,请看注释,影响因子按附件表格查询填写)

2、《夏季学位会模板》[点击下载]

时间到年月

发表文章只限本人第一或导师第一本人第二,无授权专利的不填)
3、请确保培养系统中显示“已完成答辩”,否则请与你们的答辩秘书联系。
6月11日前学生提交材料给胡老师纸质材料(均双面打印):
    1、装订好的毕业论文4本(独创性声明,本人和导师要签好字,论文封面硕士蓝色的花纹纸,与上传的学位论文电子版保持一致))))))
    2、《学位论文答辩申请书》
    此表“发表论文情况”“专著专利情况”的审核人和指导教师的综合评价均为自己的导师。)
    3、《毕业研究生登记表》一式两份(贴好照片)
    毕业时间:2018年7月,获学位时间:2018年7月,具体日期不填
    导师和研究室领导签好字。研究所(校)意见,不要填。其他请照实填写
    一式两份:一份原件,一份复印件
    4、《研究生学籍和学业成绩登记表》一式两份(贴好照片,电子照片亦可)
     一式两份:一份原件,一份复印件
    5、《研究生学位申请简表》一式一份
    6、发表文章的证明材料(首页或者接收函,复印件即可)
6月15日前学院整理材料《研究生学位论文答辩申请书》中,课程和必修环节的审核人处签字
《毕业研究生登记表》“研究室鉴定”处学院领导签字盖章
并将材料送至微系统所
6月30日前学生办理离校手续前往教务处领取离校单,完成手续后附件件交到研究所视同离校。
7月上旬学生领取报到证可前往微系统所领取报到证
7月中旬学生领取毕业证和学位证办好离所手续、档案转递和户口迁出,前往微系统所领取毕业证和学位证